Requisitos de una factura
«Lo siento, esto no es una factura.»
En ocasiones hemos oído decir a nuestro asesor, o lo que es peor, a algún miembro de la AEAT, «esto no es una factura». La consecuencia inmediata es que ese gasto en el que hemos incurrido y que hemos pagado, deja de ser un gasto deducible por no tener una factura válida. Vamos a determinar los requisitos necesarios para que una factura sea deducible. Y lo sea tanto a efectos de IVA como de Impuesto de Sociedades o de IRPF, según el caso.
De igual forma contribuiremos, con la checklist del final del post, a que puedas decir que quieres una factura de verdad. Sabrás cuándo un documento, por mucho que insista el que te lo emite, cumple o no con los requisitos de una factura.
Los requisitos de una factura serían los siguientes.
Número y Serie
En el caso del número este ha de ser correlativo no pudiendo duplicarse dentro de la misma serie de facturas. Es decir la primera factura del año es la número 1, la segunda la número 2…
Además, si es el caso, ha de incluir también la Serie de la misma. Por ejemplo, factura R_001, R002…En particular solo es obligatorio el uso de series distintas para las facturas Rectificativas y en otros dos supuestos menos frecuentes.
Puedes ampliar información en la página de la AEAT, pinchando aquí.
Fecha de la factura
Así mismo existe una relación entre la numeración y la fecha. De forma que una factura posterior en el tiempo no puede tener un número anterior. Es decir, que si la factura 25 es de 8 de octubre de 2020, la factura 26 no puede tener fecha de septiembre o del 7 de octubre.
Datos del Receptor de la factura
- Nombre y apellidos si se trata de una persona física o Nombre de la Sociedad, Asociación o entidad.
- Dirección completa incluyendo el Código Postal.
- CIF
Datos del Emisor de la factura
- Nombre y apellidos si se trata de una persona física o Nombre de la Sociedad, Asociación o entidad.
- Dirección completa incluyendo el Código Postal.
- CIF
Concepto que se factura
Igualmente importante es que el concepto vaya con el detalle suficiente para permitir saber qué impuestos y tipos son los aplicables. La separación por conceptos y unidades es también necesaria.
Importe
Se debe incluir toda la información necesaria para determinar correctamente las bases imponibles. Las bases imponibles son los importes que aparecen en las facturas y sobre los que aplicamos los impuestos. Hemos de incluir los precios unitarios sin impuestos así como cualquier descuento aplicado adicionalmente.
Impuestos
- Debemos incluir tanto el tipo aplicable como la cuota del impuesto.
- También deben aparecer las menciones que ayudan a una correcta tributación. Sólo hay que incluirlas si nos encontramos en alguno de los supuestos. «Operación exenta de IVA según el artículo….» «Inversión del sujeto pasivo», «Régimen especial de Agencias de viaje» y otras.
- Los impuestos que se incluyen mayoritariamente en una factura son el IVA y el IRPF. Ambos se calculan sobre la Base Imponible.
- En el caso del IVA los tipos aplicables actualmente son el 4%, el 10% y el 21%. Estos tipos se incrementan en los supuestos de Recargo de Equivalencia en un 0,5%, 1,4% y 5,2%, respectivamente.
- El IRPF se incluye cuando el emisor de la factura es un profesional persona física que ha de practicar retenciones en sus facturas y emite la factura a otro profesional o a una sociedad. Los tipos aplicables varían en función de determinadas condiciones del emisor de la factura.
En resumen, los requisitos de una factura serían: Número y serie, en su caso, Fecha de la factura, Datos del receptor de la factura, Datos del emisor de la factura, Concepto, Importe e Impuestos.
Te hemos preparado esta checklist para que compruebes fácilmente cuando te entregan una factura si cumple o no con todos los requisitos de una factura.
